Samtalemetodikk i utredning og granskningsprosesser

Løsning av revisjon og kontrolloppgaver krever innsikt i strukturering av samtaler og annen informasjonsinnhenting. Selv om stadig flere av oppgavene i fremtiden vil kreve innsikt i teknologi – vil samtaler være en avgjørende kilde til informasjon. Skal vi lykkes med en objektiv informasjonsinnhenting er vi avhengige av kunnskap om hvordan profesjonelle samtaler struktureres.

Publisert i Kommunerevisoren nr. 3/2021

STRUKTUR

Innen forskning har strukturerte intervju vært benyttet for å kunne favne om et kvalititivt perspektiv. Vi får bedre – rikere informasjon når vi stiller spørsmål. Der samtalen struktureres kan vi gjennomføre flere samtaler på tilnærmet lik måte og med høy grad av reliabilitet.
I et semi-strukturert intervju, blir det benyttet en intervjuguide for å strukturere samtalen. Selv om det er ulike format på en slik guide – anbefales det å ha et skriftlig notat med de spørsmål som skal stilles i aktuell rekkefølge. Hvilke spørsmål som skal stilles når – må avklares tidlig. Her kommer ledelse inn som et avgjørende element.

START MED ENKLE SPØRSMÅL

Etter at planleggingen er gjennomført, starter samtalen i henhold til intervjuguiden med introduksjon og kontaktetablering. I denne fasen gjøres den som intervjues kjent med rammene for intervjuet, og forklares grunnlaget for intervjuet Her anbefales det videre å være tydelige med forutsetningene for intervjuet, forklare hvem man er, hva man arbeider med og hvorfor man utfører intervjuet.

Det anbefales å starte med enkle spørsmål, for å redusere stress knyttet til intervjusituasjonen. Spørsmålene jeg selv benytter i denne type samtaler knyttes eksempelvis til demografiske forhold som alder, ansettelsestid og eventuelt lederansvar. Etter at rammene er avklart og den som intervjues opplever situasjonen som trygg – er tiden inne til å gå gjennom aktuelle tema.

FOKUSER PÅ TEMAENE

I denne fasen er tiden inne til å løfte frem de aktuelle tema – som er presentert innledningsvis. I denne fasen er spørsmålsstillingen sentral – og bør vektlegge åpne spørsmål. Fortell, forklar – beskriv.

Temaene som nå skal avklares må sees i forhold til samtalesituasjonen, hvem som intervjues og hva som er målet med samtalen. Denne type tankesett – som omtales som «Investigative Intrviewing» har vokst frem som en motvekt til folkelige begrep som forhør og avhør. Målet med en strukturert samtale – er gjennom planlegging, innledning og – frem til nå, presentasjon av temaene – å etablere en ramme for objektiv informasjonsinnhenting.

Når temaene er gjennomgått - er tiden inne for en av de viktigste fasene. Avslutningen. I psykologien snakker man om «primacy-recency effekten». Vi husker meget godt det første - og det siste i en samtale. Avslutningen er derfor viktigere enn vi først kan se for oss. I denne prosessen vil det være avgjørende å løfte frem opplevelsen av å delta i samtalen. Det er også her forventinger til videre prosess bør avklares.

NÅR SAMTALEN ER FERDIG STARTER JOBBEN

Når samtalen er ferdig – har imidlertid bare arbeidet startet. For det første må prosessen og den enkelte samtale evalueres. For det andre – må informasjonen som har blitt formidlet sikres for ettertiden. Det er også her ledelse og planleggingen blir tydelig. En kort planleggingsfase – der det ikke har vært vektlagt sikring av dataene og videre bruk av disse, vil nå kunne komme til syne.

I dagens situasjon vil det være av stor betydning å vurdere hvordan data skal sikres – og ikke minst hvordan samtalen skal gjennomføres. Det stiller på sin side nye kompetansekrav når intervju skal gjennomføres digitalt – samtidig som kunstig intelligens og maskinlæring vil få stor betydning for hvordan denne type prosesser vil sikres i fremtiden.

Vi kommer uansett ikke forbi at en strukturert samtale i en utredning eller granskningsprosess, vil omhandle planlegging, kontaktetablering – en gjennomgang av forestående tema, avslutning og evaluering. Konteksten vil også alltid være en samtale mellom to mennesker, der kunnskap om psykologiske prinsipp for god kommunikasjon vil være dimensjonerende for utfallet.

Ole Andre Bråten er organisasjonsrådgiver og spesialist i arbeids- og organisasjonspsykologi. Han har undervist i vitne- og avhørspsykologi ved Politihøgskolen og har bred erfaring med ledelse av ulike granskningsprosesser. Han har også erfaring som etterforsker i politiet. Bråten har vært gjesteforeleser og ekstern sensor innen økonomisk kriminalitet ved Handelshøgskolen BI og holder foredrag, kurs og seminar innen granskningsprosesser.